A guarda de documentos de maneira correta, considerando tanto o prazo de armazenagem, como a forma e manutenção dos arquivos, pode ser um verdadeiro desafio para as empresas. Assim, zelar pela guarda correta é extremamente importante para a empresa, evitando o descarte dos dados antes do período necessário.
Trata-se de uma ação indispensável para que a empresa mantenha um histórico de suas atividades e mudanças, bem como para que possa se defender em fiscalizações e ações judiciais. Além disso, o tempo correto de armazenamento e preservação de cada documento depende da natureza e do seu objetivo.
Papéis relacionados ao sistema tributário (como comprovantes de impostos, PIS, DASN e Sistemas Eletrônicos de Escrituração Fiscal) devem ser preservados por até 5 anos. Já o armazenamento dos documentos trabalhistas e previdenciários (como guias de recolhimento e FGTS), deve ser de pelo menos 30 anos.
Muitas vezes, indica-se apenas a guarda de documentos relativos aos tributos e os comprovantes trabalhistas. No entanto, pouco ou quase nada se fala sobre os documentos ambientais.
Todavia, levando em consideração os riscos ambientais e a sua imprescritibilidade no âmbito cível, já decidida pelo Supremo Tribunal Federal (STF), aconselha-se a guarda de determinados documentos que possam ter repercussão na esfera ambiental de forma permanente e indeterminada. Além da imprescritibilidade na esfera civil, a empresa deve fazer prova de que não cometeu determinada irregularidade, haja vista a inversão do ônus da prova (Súmula 618, STJ). Portanto, sem uma política bem definida de guarda de documentos ambientais, é pouco provável que a empresa consiga se defender de possíveis ações judiciais futuras, questionando-se a destinação inadequada de resíduos ou mesmo a contaminação ambiental.
Assim, licenças ambientais e a comprovação do cumprimento de suas condicionantes, devem ser guardadas de forma permanente. Já as licenças de produtos químicos controlados, bem como seus mapas de controle, podem ser guardados por apenas 5 anos, conforme previsão em lei específica.
Outros documentos importantes a serem guardados são as avaliações ambientais dos sites e/ou investigações de áreas contaminadas e resultados de auditorias. Isto porque, a questão de passivos ambientais, além de extremamente custosa, impacta na imagem da empresa.
Além disso, as questões que envolvem resíduos sólidos, como contratos, Notas Fiscais emitidas pelas subcontratadas quanto os tickets de pesagem dos resíduos devem ser mantidos sob a guarda da empresa por prazo indeterminado. É importante ressaltar que a NF-e é um arquivo XML assinado e autorizado digitalmente. Quanto aos tickets, basta manter as cópias digitalizadas em arquivo.
Assim, recomenda-se que a empresa, de acordo com a atividade exercida, estado e município em que está instalada, elabore uma matriz de prazo para a guarda de documentos. Especialmente, para os casos em que não há prazos e procedimentos legais bem definidos.
Mais do que simplesmente elaborar esse documento, é importante implementar uma política de gestão e controle, para uma minimização dos riscos ambientais, objetivando um menor impacto futuro, seja financeiro ou mesmo reputacional, à empresa.
Confira abaixo a lista dos documentos ambientais e os prazos recomendados de guarda pela empresa:
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Renata Franco de Paula Gonçalves Moreno, advogada especialista em Direito Ambiental e Regulatório
Fonte: portaldoagronegocio
