Segundo dados publicados recentemente pela Serasa Experian, cerca de 33% das empresas brasileiras já abandonaram o uso do papel em completo, com outras 54% afirmando a preocupação em diminuir o uso do material no futuro. O que se tem é um cenário claro onde os documentos físicos sumirão.
Essa é uma perspectiva positiva! Documentos de caráter digital carregam inúmeras vantagens quando comparados aos equivalentes de papel, com maior segurança, menores custos, maior facilidade para o envio e compartilhamento e mais. Nesse texto, vamos explorar como você pode fazer uso do PDF!
Converta os mais diferentes tipos de arquivos ao formato PDF
A primeira dica de organização financeira, no que tange aos documentos, é a transformação de tudo o que existe fisicamente ou em variadas extensões em PDF. Isso vale tanto para papéis físicos, fotos, arquivos do Word, planilhas e até mesmo apresentações do PowerPoint. A tarefa não é complicada.
Plataformas online como o Smallpdf possibilitam a conversão de documentos de diferentes formatos, incluindo o ato de converter Word para PDF, os quais podem ser arquivados de maneira separada ou como um único documento. Esse é o primeiro passo para uma rotina consideravelmente mais simples.
Reúna múltiplos documentos em um único arquivo para controle
No item anterior mencionamos brevemente a união de múltiplos documentos em um único, mas o tema merece mais atenção. Vamos supor que tenha 12 planilhas distintas para os 12 meses do ano. Ao fim do período, quando quiser conferir os dados anuais, terá que acessar os documentos um a um.
A mescla de múltiplos documentos é útil nesse caso e em muitos outros, sendo outro dos benefícios dos arquivos do formato PDF. Naturalmente, vale a pena manter os arquivos individuais, caso assim prefira, mas há vantagens tremendas em criar versões que condensem esses dados em um só espaço.
Salve todos os arquivos em serviços de armazenamento na nuvem
Dispositivos eletrônicos estão sujeitos a problemas e falhas técnicas, o que não é uma surpresa para quem lida com eles cotidianamente. A maioria de nós já perdeu um ou outro dado quando a máquina desligou sem aviso prévio, antes de podermos salvar as alterações dos arquivos, mas há boas soluções!
Uma dessas soluções, e aquela que é recomendada a quem lida com finanças, é o salvamento dos seus documentos em serviços de armazenamento na nuvem. Serviços como o Google Drive, o OneDrive e o iCloud salvam os arquivos em servidores na internet, protegendo dados de problemas de hardware.
Mantenha todos os documentos com nomes fáceis de localizar
Essa quarta dica não está relacionada exclusivamente aos arquivos de PDF, mas serve a eles! Falamos aqui dos nomes que dá para as pastas e os arquivos. É provável que, ao procurar um documento que precise de uma tarefa, tenha demorado alguns minutos graças ao elevado número de arquivos salvos.
A melhor forma de evitar o problema e agilizar o cotidiano é utilizando nomes altamente descritivos. Informações como nome do projeto, versão (caso exista a possibilidade de revisões) e especialmente a data são essenciais. Dessa maneira, você não perderá tempo tentando encontrar um único arquivo.
Anexe recibos e outros documentos importantes aos orçamentos
Logo no primeiro item mencionamos que a conversão pode ser feita com os mais diferentes tipos de extensões, o que vem a calhar nessa dica: os anexos! Vamos supor que um orçamento esteja como arquivo do Excel, enquanto o recibo é uma foto e a descrição do projeto foi criada no Microsoft Word.
O comum é jogar todos esses arquivos distintos em uma mesma pasta e finalizar o assunto, mas o mais indicado é converter os três tipos (ou outros) em PDF e uni-los em um mesmo documento. Isso é especialmente útil nas situações em que precisa enviar os documentos completos para outra pessoa.
Priorize a utilização de softwares gratuitos e de qualidade
Para finalizar, temos uma dica que é especialmente interessante aos profissionais autônomos e que lidam com os investimentos por conta própria: a utilização de ferramentas de qualidade e gratuitas! O que não faltam são opções de recursos digitais, muitos dos quais não cabem no bolso de todos nós.
A solução? Alternativas gratuitas, mas que não deixam a qualidade de lado. Essa dica vale para todas as etapas, desde a criação dos documentos de texto, passando pela conversão e finalizando com o ato de salvar o arquivo na nuvem. Quanto mais conhecimento tiver na área, mais conseguirá economizar.
Independentemente das escolhas que faça na organização financeira, é certo que a evolução do papel ao digital chegou para ficar. Impulsionado por ferramentas de IA e outras tecnologias, é certo que o futuro deixará as impressões para trás, o que é muito positivo para as pessoas e para o meio ambiente!
Fonte: cenariomt
